Processos e indicadores são cruciais para o sucesso do modelo de gestão do Jomart implantado pela ADX

 

EMPRESA

O JOMART Atacado surgiu através de um conceito inovador no mercado, o segmento de autosserviço ou Cash & Carry. O princípio é que o próprio cliente escolha o produto diretamente nas prateleiras, comprando-o e levando-o com ele. A empresa compõe o Grupo Vieira, com matriz localizada em Arapiraca, Alagoas. Sua filial de Aracaju está na Avenida Maranhão, 2462, no Bairro Santos Dumont.

ESTRATÉGIA

O trabalho desenvolvido para o JOMART surgiu da necessidade de padronizar e otimizar as atividades realizadas pelos seus colaboradores. Os desejos do cliente eram:

  • Documentar a forma como o trabalho era realizado pelos funcionários;
  • Otimizar os processos de negócio, aumentando os resultados e diminuindo o tempo e custos envolvidos;
  • Criar um modelo de processos para ser aplicado em qualquer nova filial futura;
  • Criar mecanismos para medição dos resultados esperados para cada processo;
  • Envolver os gestores na responsabilidade de cada processo da sua área.

A motivação para buscar novamente os serviços da ADX, que já tinha realizado projetos para o Grupo Vieira na matriz, surgiu “pelo fato dela não ser apenas uma consultoria, mas por estar ao nosso lado acompanhando e assessorando sempre com as melhores práticas. Acreditamos que os benefícios trazidos pelas mudanças implementadas na nossa empresa foram excelentes, por exemplo, com as melhorias da gestão e as definições de papeis de cada um, houve maior clareza para todo colaborador de onde, como e quando executar suas tarefas”, explica o Diretor Atacarejo – Industrial, Everton Carlos Cavalcante.

IMPLEMENTAÇÃO

Tudo começou com o mapeamento de processos para conhecimento da atual forma de trabalho da empresa. Nessa primeira fase do BPM denominada AS IS, os consultores da ADX realizaram um diagnóstico nos principais processos do JOMART de Arapiraca, escolhido estrategicamente, pois o Grupo Vieira estava executando o projeto de instalação de uma nova filial do JOMART em Aracaju. Depois que os processos já estavam desenhados e grande parte do funcionamento da empresa já era conhecido, iniciou-se o planejamento estratégico. Esse planejamento foi individualizado para cada empresa do Grupo e, ao final, todos os objetivos e indicadores foram conectados às metas gerais da organização. A partir daqui os colaboradores foram envolvidos nas estratégias de cada empresa e orientados sobre como cada um deveria contribuir para o sucesso desejado.

“Vale destacar que todo o conhecimento e os processos utilizados no desenvolvimento, construção e implementação do serviço foram adaptados à cultura organizacional e à maturidade da equipe envolvida, atentando para as limitações tecnológicas, de recursos humanos e/ou processos”, informou Dyhego de Oliveira.

Após o mapeamento dos processos, iniciou-se a fase de transformação conhecida como TO BE. Nesse momento, cada processo foi analisado em função dos seus recursos e melhores práticas do mercado, gerando versões otimizadas para a nova forma de execução. Algumas melhorais envolveram mudanças de tecnologia, mudanças dos atores dos processos e em alguns casos, mudanças dos colaboradores responsáveis pelas atividades. Para facilitar o acompanhamento das mudanças dos processos pelos colaboradores, foi criado um site contendo todas as informações necessárias para o cumprimento da execução padronizada e otimizada das atividades de cada área. Esse site armazena as várias versões dos processos com a descrição das mudanças. Através dele, os colaboradores também podem solicitar alterações ou ajustes nos processos existentes. Cada solicitação é avaliada cuidadosamente pelo escritório de processos, que foi implantado com o apoio da ADX. Em agendas regulares, a equipe do escritório de processos e os consultores da ADX realizam auditoria em campo para validar se os processos estão realmente sendo seguidos.

RESULTADOS E BENEFÍCIOS

Para cada processo de negócio crítico foram criados indicadores com suas metas e responsáveis. Foi instituída a reunião de análise de processos mensal, onde cada gestor responsável pelos indicadores faz o lançamento prévio das medições e análise crítica dos resultados, quando necessário. “Com essa metodologia, conseguimos medir semana a semana como estão os resultados dos processos e quais ações devem ser realizadas para os ajustes e correções necessários proativamente. Essas informações são sempre apresentas de forma resumida para os sócios e para o conselho de administração do Grupo nas suas reuniões mensais de acompanhamento da estratégia”, explica Adriano Lima, Diretor de Projetos da ADX.

Para finalizar o trabalho e facilitar o gerenciamento de tantas informações, foi implantada a solução Channel da JExperts. A plataforma gerencia todos os planos estratégicos e táticos através de um painel de controle para gestão à vista, juntamente com os projetos, programas e portfólios que estão sendo executados para potencializar cada objetivo estratégico.

“Minha satisfação é excelente. A ADX demonstra conhecimento e aplica técnicas eficazes para implementação dos serviços oferecidos, além de ser comprometida com o prazo e o resultado, não oferecendo apenas o trabalho de consultoria e, sim, de uma completa assessoria administrativa”, explica o Controller e Gerente do PMO, Dyhego de Oliveira.

“Sobre os serviços prestados destaco a transparência e a responsabilidade, pois a ADX mostra-nos que ainda temos desafios ao longo da jornada e que, cada vez mais, saber que resiliência deve ser nosso ponto forte para superar tais desafios. Nós com certeza, contrataríamos a ADX novamente, inclusive estamos iniciando novos processos, mas ainda estamos no meio do caminho. A mudança é constante”, finaliza Everton Carlos Cavalcante, Diretor Atacarejo – Industrial do Grupo Vieira.