Parceria entre ADX e Andrade Santos moderniza sistema de gestão e tecnologia da informação do escritório de advocacia empresarial

Indo de encontro à maioria dos líderes conservadores que resistem à quebra de paradigmas, o advogado Gustavo de Andrade Santos, diretor geral da Andrade Santos Advocacia Empresarial, resolveu reinventar o escritório. Com uma atuação consolidada ao longo de 14 anos na capital sergipana, a empresa passou, há um ano e meio, por mudanças no ramo da gestão e da tecnologia da informação que conferiram dinamismo aos processos de comunicação e planejamento.

Para realizar essa reviravolta, que deu início a uma sequência de inovações capazes de impulsionar ainda mais o grau de excelência do escritório, foi fundamental a atuação da ADX Gestão & Tecnologia. Diante do sucesso, a parceria entre as duas empresas está longe de acabar. “A busca pela elevação no nível de organização do escritório era algo que me preocupava. Após um providencial encontro com Adgenison Nascimento, diretor de Negócios da ADX, concluímos que juntos poderíamos construir um cenário mais organizado, ao alcance dos objetivos almejados pelo escritório. Ao sermos apresentados ao portfólio de serviços da empresa, entendemos que, de fato, deveríamos realizar inovações no nosso negócio”, recorda-se Gustavo.

Tais inovações vieram com a implantação de cinco projetos estratégicos. O primeiro deles foi o Plano Diretor de Tecnologia da Informação. Com ele, a Andrade Santos adquiriu um instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos imprescindível para que a administração possa atingir aos princípios da eficiência. Em seguida, veio o mapeamento de processos de negócios, que objetiva demonstrar o fluxo operacional e a relação entre diferentes processos, facilitando a construção de indicadores de desempenho, além de avaliar, em tempo real, a execução das tarefas e os resultados.

O terceiro projeto implantado no escritório pela ADX foi o  Office 365, uma tecnologia em nuvem que promoveu a sincronização das agendas e cronogramas de atividades, assim como minimizou as falhas nas trocas de e-mails entre os membros da equipe. Tudo isso otimizou sobremaneira a comunicação interna e promoveu outras formas de troca de informações tais como a conferência on-line, compartilhamento de mensagens instantâneas com vídeos e anotações.

Logo após veio o planejamento estratégico empresarial, que traçou um plano de ações claro para o cumprimento da missão da empresa, de forma alinhada com os objetivos, desafios e metas estabelecidos. Por fim, a gestão de talentos, um projeto que garante um diferencial ao escritório no sentido que cria uma política de atração, retenção e motivação dos talentos presentes na empresa. Para tanto, foram criados novos processos, de capacitação e gestão da qualidade de vida no trabalho. 

Mudanças

Passados mais de 18 meses do start desses projetos, as mudanças são visíveis em todos os setores do escritório, afirma Gustavo. “A diminuição da burocracia, a otimização da comunicação interna e externa, a confiabilidade na segurança das nossas informações e a estruturação do nosso parque tecnológico, que agora passa por uma fase de modernização, são alguns dos benefícios que estamos colhendo hoje”, afirma o diretor.

Para Gustavo, no entanto, o principal papel da ADX tem sido outro. “Eles nos ajudam a pensar estrategicamente, a compreender que existem caminhos mais curtos, eficientes e eficazes para a busca de resultados, assim como ferramentas de tecnologia que simplificam o processo de gestão. Sinto-me fortalecido por contar com profissionais especializados e altamente comprometidos me ajudando a pensar. Isso me traz uma fortaleza muito grande para permanecer, avançar ou retroceder, caso necessário for”, ressalta.

Cenário anterior

Por não ter na tecnologia a sua tarefa fim, Gustavo precisou passar por um processo de reeducação para entender se tratar de uma ferramenta relevante para gestão do escritório. “Faltava-me o instinto natural em buscar tais questões. Nunca tive resistência, mas me faltava disciplina para avançar. Para isso precisei reestruturar as ideias”, relata o advogado que dispunha de um parque tecnológico obsoleto, protegido por uma segurança frágil.

“Hoje, contamos com tecnologias que proporcionam produtividade ao nosso time e um nível de segurança da informação adequado ao nosso negócio.  Posso dizer que avançamos mil por cento”, garante Gustavo disposto a ir mais além. “Vamos avançar mais porque eu não temo as mudanças. Para mim, realmente, uma porta que se fecha são dez janelas que se abrem”, avisa ele.

De acordo com o diretor, após a execução dos projetos os setores que mais sofreram transformações nas suas rotinas foram o Administrativo e o Financeiro. A recepcionista, por exemplo, deixou de ter agenda física e de se comunicar com os membros do escritório por meio de bilhetinhos. Tudo porque, atualmente, a Andrade & Santos conta com o Office 365, que ajuda na marcação de reuniões, na sincronização das agendas e no controle dos compromissos. Já o setor Financeiro agora conta com um controle maior, tem noção da relevância da inserção de todos os dados e usa um software de gestão de processos. “Agora estamos trabalhando com a ADX para implantar a intranet”, informa Gustavo.

Integração da equipe

Mas, para que a modernização do escritório lograsse êxito, foi preciso contar com um item fundamental que nada tem de tecnológico: a integração da equipe. “Ao iniciarmos os projetos, Adgenison ressaltou que o processo de mudança do modelo de gestão de um negócio passa por três etapas: pessoas, processos e TI. Focamos muito no nosso pessoal porque, muitas vezes, há uma resistência ocasionada pela não preparação do ambiente. As pessoas precisam se sentir integradas, compreender onde estão e aonde a empresa quer chegar. Trabalhando as pessoas, elas ficam abertas às mudanças de procedimento”, destaca Gustavo.

Participando de todas as etapas do trabalho realizado na Andrade Santos, o diretor de Projetos da ADX, Adriano Lima, ressalta que a visão inovadora do diretor foi o impulso necessário para que a ADX pudesse contribuir positivamente em tantas áreas diferentes da empresa. “O sucesso dos projetos executados foi alcançado através do trabalho realizado com muita confiança, por parte do escritório e muita dedicação de todos os envolvidos”, analisa Adriano.